高职学生学籍信息补充核对网络化初探

【摘要】学籍信息是一个学生在校期间的身份信息，其重要性不言而喻。针对高职学生学籍信息的补充、核对还采用手工，提出进行网络化补充核对。网络化使信息的补充、核对更方便、更快捷、更准确。

【关键词】学籍信息 学籍信息补充核对 网络化

高职院校学籍管理随着信息化时代的到来，越来越显得十分重要。最初的学籍仅限于而学生的个人信息，如姓名、出生日期、身份证号等，用于记录和识别学生的的身份，作用相对有限。现代的学籍信息在此基础上又扩充了学生的学历、学位等信息，能够准确的描述学生生活、学习、实践、就业的全部经历，所以，广义的学生学籍信息，是学生的个人基本信息，以及学生从入学到离校期间参与各类教学活动和其他相关社会活动所产生的主要信息综合。因此，学习学籍信息的准确性则关系到学生是否能够准时拿到毕业证、毕业后就业等一系列重要事情的办理。目前高职学校学籍管理部门第一手资料都是从招生部门获得当年新生的录取信息，由于种种原因造成个别学生学籍信息错误，为了确保学生的学籍信息的准确无误，每年新生入学学校学籍管理部门都要对新生的学籍信息进行补充核对，然后再进行新生学籍信息电子注册，完成学生学籍信息的上传。

一、现状

学生学籍信息管理已初步实现信息化管理，但信息补充核对还处于手工阶段。教务管理系统中学生信息包含了51个字段，其中报到号、考生号、姓名、性别、身份证号等26个字段是录取库里已经有了，学生只需核对。其余25个字段如曾用名、籍贯、出生地等需学生补充。以某高职院校为例，每年新生入学4000人左右，新生入学后，管理学生学籍的教务管理部门要让每个学生补充学籍信息并打印出来进行核对签名，目前补充信息时都采用excel电子表格，由老师召集学生一个一个填写到电子表格里，填好后再统一打印出来给学生进一步确认签名，最终确认无误后交给教务管理部门，再由教务管理部门统一导入学籍管理软件。这种信息补充核对方式弊端较多：

（1）经过的环节太多工作量大，期间容易产生次生错误。首先补充时虽然给了样表，但填写的结果还是五花八门，政治面貌一般要求填写“党员”、“团员”、“群众”，但实际填写时有“群众”常常写成“无”或直接不填；家长关系要求填写“父子”、“父女”、“母子”、“母女”，但实际填写时有的直接填“父亲”、“母亲”；家长职务这一栏样表规定可以填农民或工人或商人或职员或教师等，实际填写时有的填家庭主妇、自由职业等，还有很多格式方面错误的，返回班主任处修改，最多的修改了5-6稿，浪费了大量的人力。其次确认补充好后再打印出来，纸质的信息给班主任让每位学生再认真仔细核对，无误的签好姓名，有误的把正确信息修改在上面，涉及到关键信息修改的，要求学生本人找教务处学籍管理人员，进行当面修改，有些如身份证信息、姓名等重要信息修改的，需由公安机关出具具有法律效力的佐证材料，学籍管理人员再提交省教育厅要求修正，负责这项工作的老师的工作量就很大，要随时等候学生的到来，严重影响工作效率。再者如果班主任、学生没有认真核对出错误，等到最后制作毕业证书的时候，学生才提出个人信息有误，着急要求修改信息，导致一系列工作延后，影响学生毕业证的领取，进而影响学生就业，这就和学校工作目标完全背道而驰了。

（2）信息修改容易被遗漏。目前有些信息修改直接在核对信息表上修改，管理人员在核对时，由于学生数量较多，时间紧，又是手写，如果没看仔细，容易出现遗漏、错误。教务管理人员在输入电脑时也可能出现误输的可能。

（3）浪费纸张，每年4000人左右的新生，信息核对要打印近200张纸，下发核对再上交教务处存档。

（4）时间拖的很长，需要不断催促，而且纸质文件经多人流转容易出现污损、毁坏等情况，不利于后期的存档。

二、网络化学籍信息补充核对优势

利用信息技术，采用网络化补充和核对信息，从而实现高效、准确、科学的学籍管理。基于教务管理系统实现学生学籍信息网络化补充和核对，学籍管理人员在学生信息核对补充前需对部分字段信息进行锁定，这部分信息非常重要，关系到学生毕业一系列重要事项的，是不允许学生随意修改，如姓名、性别、身份证号等这些信息，如果这部分信息确实有误，需要修改的，必须学生本人到学籍管理人员那里进行后台修改，因为这些的修改还需出示有效证明，有些修改需报给省教育厅才能给予修改。每个学生必须用自己的身份登录，一般用户名为学生的学号，默认密码也为学号，登录后可进行修改。学生登录后进行基本信息确认并对需要补充的信息进行补充保存。同时管理人员能通过从后台管理平台及时查看学生信息核对情况。针对有信息修改的学生，管理人员亦能及时快速地查阅出来，管理人员点击通过审核，就确认了学生对信息的修改。学生密码忘记的，可凭有效证件到学籍管理人员处进行密码初始化设置。

优点：环节大大减少，无需通过班主任一次又一次找学生修改确认。格式错误不会再发生，填写过程中，如果学生格式填错，系统会直接提醒。五花八门的错误信息也不会出现，如政治面貌、健康状况、家长关系、家长职务等这些常规信息，可以直接通过下拉框选择来实现，无需学生自己填写。修改信息不会遗漏，网上核对修改过的信息会以比较显目的红色显现出来，学生不能随意修改，修改后的信息都需要管理人员进行确认。节约了纸张，实现了现在全民所提倡的无纸化办公，保护了环境。时间上更容易控制，往常都必须利用学生晚自习时间，学生全部在教室时，班主任让学生一个一个到excel电子表里进行补充修改，网络化就可以实现随时随地上网进行补充核对。

三、面临的困难

首先这个网络核对的功能需要教务管理软件公司设计好并开通运用起来。网络要正常运行，要保证网络畅通。学生可能一下子不适应网络补充核对流程，不主动在规定时间内去完成信息补充和核对。用户名和密码为学生学号，学生本人补充核对前任何人都可以通过用户名和密码进入个人系统进行操作，可能存在隐私泄露问题，恶意修改他人信息问题。

四、对策

跟软件公司进行沟通，提出我们的需求，要求软件公司按照我们的需求进行软件修改。跟学校网络中心联系，告之信息补充核对期间需要他们的工作配合。通过班主任向每位学生强调上网补充核对的重要性，如果没有及时完成，会影响到后面一系列事务，如不能参加等级考试网络报名、公选课网上选课、不能参加毕业审核等一系列事务。教务管理部门做好后台监督工作，应及时查看统计还有多少学生没有补充核对，及时把数据反馈给各班主任。跟学生进行解释和沟通，同时在技术上进行保障，学生进入个人信息界面时跳出对话框，提醒学生及时更改密码。对补充核对信息保存后允许修改，但一旦提交，就不再允许学生修改，如需修改需由学籍管理人员通过后台修改。

五、展望

学生信息补充核对通过网络来实现后，能大大减少所有相关人员的工作量，使现代化技术得到更好的应用，减少学生毕业时出现的问题，提高了办公效率。与之前的人工补充核对相比，利用网络来进行补充核对显得更方便、更快捷、更准确。

参考文献：

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